如何開一個(gè)高效的工作會(huì)議?

2020-08-20  瀏覽量:3047

如何開一個(gè)高效的工作會(huì)議?

華葆金武士ups電源2020-8-20

導(dǎo)讀:管理者喜歡開會(huì),但是開會(huì)只能意味著你比較忙碌,不能意味著開會(huì)是有價(jià)值的。如果開會(huì)不能產(chǎn)生價(jià)值,它就沒有意義, 可以稱之為虛假繁忙。會(huì)議工作的方法是一個(gè)很普通的技能,但是很多人不太會(huì)。本文給大家簡(jiǎn)單介紹怎么把一個(gè)會(huì)開好。

01 會(huì)議必須解決問題

一定要明確,會(huì)議不是拿來討論問題的,會(huì)議必須拿來解決問題。

如果你有了解決方案,希望大家表達(dá)意見可以開,方案確定以后要通知大家也可以開,除此之外不需要開會(huì)。開會(huì)是達(dá)成共識(shí),而不是討論問題,因?yàn)殚_會(huì)討論問題不會(huì)有結(jié)果。

因此,會(huì)議必須要有一個(gè)很明確的主題,而且所有圍繞這個(gè)主題的資料要提前準(zhǔn)備,沒有準(zhǔn)備的會(huì)議就不要開,這是一個(gè)非常明確的要求。

如果這個(gè)方法論不做好的話,公司的整個(gè)效率都會(huì)低下。會(huì)議的工作方法決定公司兩件事情,一個(gè)是效率,一個(gè)是品質(zhì)。工作效率和工作品質(zhì)就由會(huì)議方法論決定,一定不要小看這個(gè)會(huì)議的方法論。

02 會(huì)議由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持

開會(huì)誰(shuí)來做主持人?一般來說解決問題的負(fù)責(zé)人來做主持人,因?yàn)橹挥兴艜?huì)想盡辦法讓這個(gè)會(huì)議有結(jié)果。如果不是對(duì)這個(gè)問題負(fù)責(zé)的人來主持,他就按流程把會(huì)議主持完,但是他絕對(duì)不關(guān)心會(huì)議的結(jié)果。這在方法論上是一個(gè)極大的錯(cuò)誤。

很多公司開會(huì)很喜歡讓老板來主持,建議除了戰(zhàn)略會(huì)之外,老板都不要主持,因?yàn)橹挥袘?zhàn)略會(huì)是老板的責(zé)任,其他會(huì)都是別人的責(zé)任,應(yīng)該讓別人去做。比如說產(chǎn)品會(huì)、經(jīng)營(yíng)會(huì)、質(zhì)量會(huì),其實(shí)都不需要老板主持,就應(yīng)該是那個(gè)主負(fù)責(zé)人去主持。

03 明確4個(gè)時(shí)間

會(huì)議的所有時(shí)間要約定下來,這包括4個(gè)時(shí)間:

1.開始和結(jié)束的時(shí)間。

2.發(fā)言的時(shí)間。

3.與會(huì)者決議達(dá)成共識(shí)的時(shí)間。

4.行動(dòng)方案確認(rèn)的時(shí)間。最怕大家開工作會(huì)議就是只出一個(gè)決定,這樣遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,一定要把行動(dòng)方案也確定下來,就是做什么不做什么,都要確定下來。

還有一個(gè)特別請(qǐng)大家注意的,一個(gè)有效的會(huì)議建議不要超過30分鐘,最長(zhǎng)就是40分鐘。很多公司最喜歡開的都是幾個(gè)小時(shí)的會(huì),只有什么時(shí)候開那么長(zhǎng)的會(huì)議?一個(gè)是戰(zhàn)略會(huì)議,戰(zhàn)略會(huì)議一般會(huì)封閉兩三天,另一個(gè)就是半年度會(huì)議或者是年度會(huì)議。除此之外,日常會(huì)議都不要超過40分鐘。

為什么要這么短??jī)蓚€(gè)原因,第一個(gè)原因就是來開會(huì)的人基本上都在重要崗位,開得越長(zhǎng),公司的成本越高。第二個(gè)原因就是解決問題的會(huì)議跟時(shí)間長(zhǎng)度沒關(guān)系,跟前期準(zhǔn)備有關(guān)系。前期準(zhǔn)備得越充分,會(huì)議效率就會(huì)越高,所以日常會(huì)議一定要短。

04 開會(huì)的核心是談行動(dòng)方案

開會(huì)的目的是要解決具體問題,因此,開會(huì)的核心主要是談行動(dòng)方案,不是談?dòng)^點(diǎn),也不是談問題。

05 會(huì)議要得出結(jié)論

會(huì)議開完了,一定要下結(jié)論。如果議而不決,甚至經(jīng)常無法把會(huì)議進(jìn)行下去,經(jīng)常跑題,經(jīng)常爭(zhēng)論并堅(jiān)持各自的見解,恐怕就無法進(jìn)行有效的決策了。建議大家調(diào)整成這個(gè)樣子:日常會(huì)議開完,大家都清楚要做什么,然后就去做了。

06 關(guān)于顧客價(jià)值的會(huì)議

當(dāng)站在企業(yè)管理者角度的時(shí)候,建議他們可以做一件事,在公司中開三組會(huì)議:

第一組,和核心管理層開會(huì),回答我們公司創(chuàng)造的顧客價(jià)值是什么?

第二組,和做產(chǎn)品研發(fā)的人開會(huì),問他們,做產(chǎn)品研發(fā)時(shí),你覺得公司的顧客價(jià)值是什么?

第三組,和銷售人員開會(huì),問他們?cè)谧鍪袌?chǎng)時(shí)怎么介紹我們公司創(chuàng)造的顧客價(jià)值?

為什么要開這三組會(huì)?因?yàn)槲覀冊(cè)诮?jīng)營(yíng)中比較容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤,就是整個(gè)公司傳遞的顧客價(jià)值不一致。決策層認(rèn)為公司最核心的價(jià)值是這個(gè),研發(fā)人員在設(shè)計(jì)產(chǎn)品時(shí)對(duì)核心價(jià)值的理解是另外一個(gè),銷售人員傳出去的核心價(jià)值又是完全不一樣的。

通過300家企業(yè)的調(diào)研,發(fā)現(xiàn)顧客價(jià)值在內(nèi)部傳遞都有非常大的偏差,更別提到消費(fèi)端了。當(dāng)這個(gè)偏差非常大時(shí),內(nèi)部的損耗就會(huì)非常大,在經(jīng)營(yíng)上就會(huì)出很大的問題。

很多公司都沒有關(guān)于整個(gè)公司價(jià)值討論的會(huì)議,幾乎全部開的是管理會(huì)議,開會(huì)討論最多的是:預(yù)算有沒有完成?完不成的原因是什么?下個(gè)月打算做什么?做到的原因是什么?質(zhì)量為什么不穩(wěn)定?下個(gè)月再開會(huì)分析做不到的原因是什么,就這樣一直開到 12 月。這其實(shí)就是損耗,對(duì)經(jīng)營(yíng)沒有任何幫助。

因此建議公司應(yīng)該先開這三組關(guān)于顧客價(jià)值的會(huì)議,開這次會(huì)要讓全公司上下對(duì)于顧客價(jià)值的認(rèn)知保持一致,如果對(duì)顧客價(jià)值的認(rèn)知不保持一致,企業(yè)的損耗就會(huì)非常厲害。


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